Die folgenden Inhalte sind eine Zusammenstellung öffentlich verfügbarer Informationen, ergänzt um eigene Erfahrungen aus dem Aufbau und Betrieb der Vertex Holding UG. Sie ersetzen keine Rechts-, Steuer- oder Finanzberatung. Für rechtsverbindliche Auskünfte wenden Sie sich an einen Notar, Steuerberater oder Rechtsanwalt.
Die Empfehlungen für Werkzeuge und Dienste sind unverbindliche Hinweise. Es bestehen keine Werbe- oder Provisionsverhältnisse zu den genannten Anbietern.
Stand: Mai 2026. Gesetze, Verfahren und Anbieter ändern sich. Wir bemühen uns um Aktualität, übernehmen aber keine Gewähr. Transparenz-Erklärung lesen
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen und E-Mails
Auf jedem Geschäftsbrief, jeder E-Mail-Signatur, jedem Angebot und jedem Auftrag müssen erscheinen:
— Vollständige Firma mit Rechtsform-Zusatz: "Beispiel UG (haftungsbeschränkt)" Der Zusatz "(haftungsbeschränkt)" muss ausgeschrieben sein — Sitz der Gesellschaft: "Sitz: München" — Registergericht und HRB-Nummer: "Amtsgericht München, HRB 123456" — Geschäftsführung: "Geschäftsführung: Name"
Diese Angaben können in der E-Mail-Signatur stehen — am Ende nach den Kontaktdaten. Bei klassischen Briefen meist im Briefkopf oder im Fußbereich.
Pflichtangaben auf Rechnungen
Zusätzlich zu den allgemeinen Pflichtangaben kommen auf Rechnungen ():
— Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden (also der UG) — Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers — Steuernummer ODER USt-IdNr. der UG — Ausstellungsdatum der Rechnung — Fortlaufende Rechnungsnummer (eindeutig, lückenlos in der Folge) — Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistungen — Zeitpunkt der Leistung (oder Leistungs-Zeitraum) — Aufgliederung der Entgelte nach Steuersätzen — Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag — Bei Steuerfreiheit: Hinweis auf den Grund
Bei Rechnungen über 250 Euro brutto: alle obigen Punkte. Bei Kleinbeträgen unter 250 Euro reichen vereinfachte Angaben ().
Pflichtangaben auf der Webseite
Im Impressum (eigene Seite, von jeder Webseite-Seite verlinkt — § 5 ):
— Vollständige Firma mit Rechtsform — Anschrift — Vertretungsberechtigter (Geschäftsführer) — Kontakt-E-Mail (Telefonnummer ist KEINE Pflicht laut BGH- Rechtsprechung — eine zweite schnelle Kontaktmöglichkeit reicht) — Registereintrag (Registergericht + HRB) — Bei MwSt-pflichtigen Unternehmen: USt-IdNr. (sobald vergeben) — Verantwortlich für journalistisch-redaktionelle Angebote nach § 18 MStV (für Webseiten mit eigenen Inhalten relevant) — Hinweis zur Verbraucherschlichtungsstelle (oft mit "wir nehmen nicht teil" — auch das ist eine Angabe)
Im Datenschutz (eigene Seite — Pflicht nach DSGVO):
— Verantwortlicher mit Name, Anschrift, Kontakt — Datenschutzbeauftragter (für kleine UGs nicht zwingend, aber Kontakt für Datenschutzanfragen muss da sein) — Server-Logfiles erklärt — Cookies (auch wenn keine Tracking-Cookies eingesetzt werden — klar sagen, dass keine eingesetzt werden) — Web-Fonts (selbst gehostet bestätigen, oder externe Anbieter benennen) — Externe Links erklärt — Rechte des Betroffenen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit) — Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde (in Bayern: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach) — SSL/TLS-Verschlüsselung erwähnt
Stolpersteine
Häufige Fehler
— "(haftungsbeschränkt)" abgekürzt als "(hb)" oder weggelassen — führt zur persönlichen Haftung des Geschäftsführers nach Rechtsschein-Grundsätzen — Rechnungs-Nummern springen oder doppeln sich — Buchhaltungs-Probleme — Im Impressum fehlt die HRB-Nummer — abmahnfähig — Datenschutzerklärung kopiert von anderer Seite, ohne Anpassung — passt nicht zur tatsächlichen Datenverarbeitung — Externe Schriftarten oder Tracking-Tools, die in der Datenschutzerklärung nicht erwähnt sind